XB MEDIA GROUP SAS, identificada con NIT 900221919-6, propietaria de las marcas CELEBRA y XPRESS BOOKS, adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables.
1. OBJETO
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto establecer los criterios, lineamientos, principios, procedimientos y mecanismos adoptados por XB MEDIA GROUP SAS para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, rectificación, transmisión, transferencia, conservación, supresión y, en general, cualquier forma de tratamiento de datos personales obtenidos en desarrollo de sus actividades comerciales, operativas, administrativas y tecnológicas.
La presente política busca garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y controlar la información que haya sido recolectada sobre ellas en bases de datos o archivos administrados por XB MEDIA GROUP SAS, así como asegurar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que regulen la materia.
Igualmente, la presente política tiene como finalidad informar a los titulares de los datos personales acerca de:
a) La identidad del responsable del tratamiento.
b) Las finalidades para las cuales se recolecta y utiliza la información.
c) Los derechos que les asisten como titulares.
d) Los procedimientos establecidos para ejercer dichos derechos.
e) Las medidas adoptadas para proteger la información personal.
f) Las condiciones bajo las cuales podrán realizarse transmisiones o transferencias nacionales e internacionales de datos.
Toda actividad relacionada con el tratamiento de datos personales desarrollada por XB MEDIA GROUP SAS deberá ajustarse a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada previstos en la legislación colombiana vigente.
2. ALCANCE
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales será aplicable a todas las bases de datos, archivos físicos, archivos electrónicos, sistemas de información, plataformas tecnológicas, aplicaciones, sitios web, formularios físicos y digitales, galerías fotográficas, servicios en la nube y demás mecanismos de almacenamiento o procesamiento de información administrados directa o indirectamente por XB MEDIA GROUP SAS.
Las disposiciones aquí contenidas serán aplicables al tratamiento de datos personales de:
a) Clientes y compradores.
b) Usuarios registrados en las plataformas CELEBRA y XPRESS BOOKS.
c) Padres de familia, acudientes y representantes legales.
d) Estudiantes y participantes de actividades fotográficas.
e) Instituciones educativas públicas o privadas.
f) Proveedores y contratistas.
g) Empleados y ex empleados.
h) Aspirantes a procesos de selección.
i) Aliados comerciales.
j) Visitantes de los sitios web administrados por la compañía.
k) Cualquier otra persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de XB MEDIA GROUP SAS.
La presente política será aplicable a todos los procesos de tratamiento realizados dentro del territorio colombiano y, cuando corresponda, a aquellos tratamientos efectuados mediante proveedores tecnológicos, servicios de almacenamiento, infraestructura informática o plataformas ubicadas fuera del territorio nacional, siempre que dichos tratamientos se encuentren relacionados con las actividades desarrolladas por XB MEDIA GROUP SAS.
Las obligaciones establecidas en esta política serán exigibles a empleados, contratistas, proveedores tecnológicos, aliados estratégicos, encargados del tratamiento y cualquier tercero que tenga acceso a información personal administrada por la compañía.
3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Para todos los efectos previstos en la legislación colombiana sobre protección de datos personales, el responsable del tratamiento de la información es:
Razón Social: XB MEDIA GROUP SAS
NIT: 900221919-6
Nombre Comercial: CELEBRA / XPRESS BOOKS
Domicilio Principal: Bogotá D.C., Colombia
Dirección: Transversal 80 # 213-20
Sitio Web: www.celebra.co
Correo Electrónico para Protección de Datos Personales: fotografia.xb@gmail.com
XB MEDIA GROUP SAS será responsable de adoptar las medidas necesarias para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales bajo su administración, así como de implementar procedimientos internos orientados a proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso indebido, divulgación no autorizada o cualquier otro tratamiento contrario a la ley.
La compañía podrá actuar como Responsable del Tratamiento cuando determine directamente las finalidades y medios del tratamiento de los datos personales, o como Encargado del Tratamiento cuando procese información por cuenta de terceros, incluyendo instituciones educativas, organizaciones, entidades contratantes o aliados comerciales.
Cuando XB MEDIA GROUP SAS actúe como Encargado del Tratamiento, desarrollará sus actividades de conformidad con las instrucciones impartidas por el Responsable correspondiente y dentro de los límites establecidos por la legislación vigente.
Las solicitudes, consultas, peticiones, reclamos o requerimientos relacionados con protección de datos personales podrán ser dirigidos por los titulares o sus causahabientes a través de los canales oficiales definidos por la compañía, los cuales serán atendidos dentro de los términos previstos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la modifiquen, reglamenten o sustituyan.
4. MARCO NORMATIVO
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se encuentra fundamentada y será interpretada de conformidad con la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales, comercio electrónico, protección al consumidor, derechos fundamentales, tecnologías de la información y demás disposiciones relacionadas con el tratamiento de información personal.
En particular, la presente política se rige por:
a) La Constitución Política de Colombia, especialmente los artículos 15, 20 y 44.
b) La Ley 527 de 1999, mediante la cual se regula el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales.
c) La Ley 1266 de 2008 y demás normas relacionadas con habeas data financiero cuando resulten aplicables.
d) La Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
e) La Ley 1480 de 2011 o Estatuto del Consumidor.
f) El Decreto 1377 de 2013.
g) El Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
h) Las circulares, conceptos, guías e instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
i) Las demás normas nacionales e internacionales que resulten aplicables al tratamiento de datos personales, protección de menores de edad, comercio electrónico, seguridad de la información y protección de los consumidores.
Toda actividad relacionada con el tratamiento de datos personales deberá desarrollarse respetando los derechos fundamentales de los titulares y observando las obligaciones legales que correspondan a XB MEDIA GROUP SAS en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento.
Las referencias normativas contenidas en la presente política se entenderán realizadas igualmente a las disposiciones que las modifiquen, sustituyan, complementen o deroguen en el futuro.
4.1 DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, los términos que se indican a continuación tendrán el significado establecido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento para informar al Titular acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
Transferencia: Envío de Datos Personales a un receptor que actúa como Responsable del Tratamiento.
Transmisión: Comunicación de Datos Personales a un tercero que actúa por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión, transmisión o transferencia.
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5. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
XB MEDIA GROUP SAS desarrollará todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales observando estrictamente los principios consagrados en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
5.1 Principio de Legalidad
El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que deberá sujetarse a las disposiciones legales vigentes y a las demás normas que desarrollen el derecho fundamental de habeas data.
5.2 Principio de Finalidad
Toda actividad de tratamiento deberá obedecer a una finalidad legítima, específica, explícita e informada al titular de los datos personales.
La información recolectada no podrá ser utilizada para fines incompatibles con aquellos informados al momento de su recolección, salvo autorización posterior del titular o disposición legal que lo permita.
5.3 Principio de Libertad
El tratamiento de datos personales únicamente podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones previstas por la ley.
Ningún dato personal podrá obtenerse o divulgarse sin autorización válida del titular o sin mandato legal que releve dicha autorización.
5.4 Principio de Veracidad o Calidad
La información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Se prohíbe el tratamiento de información parcial, incompleta, fraccionada o que induzca a error.
5.5 Principio de Transparencia
XB MEDIA GROUP SAS garantizará a los titulares el derecho de obtener información sobre la existencia de datos personales que les conciernan y el tratamiento que se realice sobre los mismos.
5.6 Principio de Acceso y Circulación Restringida
El tratamiento se sujetará a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y de los derechos de los titulares.
La información no estará disponible de manera indiscriminada y únicamente podrá ser accedida por personas autorizadas o facultadas legalmente para ello.
5.7 Principio de Seguridad
XB MEDIA GROUP SAS adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.8 Principio de Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la compañía.
5.9 Principio de Responsabilidad Demostrada
XB MEDIA GROUP SAS implementará procedimientos, controles y mecanismos razonables destinados a demostrar el cumplimiento efectivo de las obligaciones establecidas en la normativa sobre protección de datos personales.
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6. CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES TRATADOS
Para el desarrollo de sus actividades comerciales, operativas, administrativas y tecnológicas, XB MEDIA GROUP SAS podrá recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir, transferir y tratar las siguientes categorías de datos personales:
6.1 Datos de Identificación
Incluyen, entre otros:
– Nombres y apellidos.
– Tipo y número de documento de identidad.
– Fecha de nacimiento.
– Género cuando resulte necesario.
– Información de identificación asociada a registros académicos o institucionales.
6.2 Datos de Contacto
Incluyen, entre otros:
– Dirección física.
– Correo electrónico.
– Número telefónico fijo o móvil.
– Ciudad y país de residencia.
– Información de contacto de emergencia cuando corresponda.
6.3 Datos Comerciales y Contractuales
Incluyen:
– Historial de compras.
– Historial de pagos.
– Información de pedidos.
– Registros de transacciones.
– Información contractual.
– Información relacionada con clientes, proveedores y aliados comerciales.
6.4 Datos Financieros y de Facturación
Cuando resulte necesario para la prestación de servicios, podrán tratarse datos asociados a procesos de facturación, recaudo, pagos y obligaciones tributarias, siempre dentro de los límites permitidos por la ley.
6.5 Datos Tecnológicos y de Navegación
XB MEDIA GROUP SAS podrá recopilar información relacionada con:
– Dirección IP.
– Fecha y hora de acceso.
– Navegador utilizado.
– Sistema operativo.
– Dispositivo utilizado.
– Registros de actividad.
– Cookies y tecnologías similares.
– Información de geolocalización aproximada cuando técnicamente corresponda.
6.6 Datos Fotográficos y Audiovisuales
La compañía podrá tratar:
– Fotografías.
– Imágenes digitales.
– Registros audiovisuales.
– Galerías fotográficas.
– Material multimedia asociado a eventos, actividades académicas, institucionales, deportivas, sociales o comerciales.
Las imágenes podrán constituir datos personales cuando permitan identificar directa o indirectamente a una persona natural.
6.7 Datos Sensibles
Cuando resulte estrictamente necesario y exista fundamento legal para ello, XB MEDIA GROUP SAS podrá tratar datos sensibles conforme a las condiciones establecidas por la legislación colombiana.
En todos los casos, el titular será informado acerca del carácter facultativo de la entrega de este tipo de información.
6.8 Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
La compañía podrá tratar información relacionada con menores de edad en los casos permitidos por la ley, garantizando en todo momento el respeto por el interés superior del menor y la protección de sus derechos fundamentales.
El tratamiento de esta información se realizará observando las medidas especiales de protección establecidas en la legislación colombiana vigente.
7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
XB MEDIA GROUP SAS reconoce que los datos personales de niños, niñas y adolescentes gozan de especial protección constitucional y legal, de conformidad con los artículos 15 y 44 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones que regulan la protección integral de los menores de edad. En consecuencia, toda actividad de tratamiento relacionada con datos personales de menores deberá desarrollarse garantizando el respeto por el interés superior del menor y la protección efectiva de sus derechos fundamentales.
XB MEDIA GROUP SAS únicamente realizará tratamiento de información relacionada con menores de edad cuando dicho tratamiento resulte necesario para el desarrollo de actividades legítimas asociadas a la prestación de servicios contratados, la administración de galerías fotográficas, la gestión de eventos, la entrega de productos fotográficos o cualquier otra finalidad permitida por la legislación vigente.
7.1 Responsabilidad Compartida con Instituciones Educativas y Organizadores: Cuando XB MEDIA GROUP SAS preste servicios contratados por instituciones educativas públicas o privadas, clubes o comités organizadores de eventos, estos actuarán como Responsables del Tratamiento de los datos de su comunidad o asistentes. El ingreso del equipo fotográfico a las instalaciones y la captura de las imágenes implica que la institución o el contratante garantiza que cuenta con la autorización explícita, previa e informada de los padres o representantes legales para la toma, procesamiento y posterior comercialización de las fotografías en nuestras plataformas. XB MEDIA GROUP SAS no asumirá responsabilidad respecto de la obtención, existencia, suficiencia, conservación o revocatoria de autorizaciones cuya gestión corresponda legalmente a instituciones educativas, entidades contratantes o terceros.
7.2 Declaración de Parentesco o Representación en la Compra: El acceso, registro y compra de fotografías de menores de edad a través de las plataformas de CELEBRA y XPRESS BOOKS está restringido exclusivamente a adultos. Todo usuario que se registre, acceda a una galería o adquiera un archivo digital declara bajo la gravedad de juramento ser el padre, madre, acudiente o representante legal del menor fotografiado, o contar con la autorización expresa de estos últimos. XB MEDIA GROUP SAS se reserva el derecho de restringir el acceso a usuarios que no demuestren la legitimación correspondiente si así le fuera requerido.
8. TRATAMIENTO DE FOTOGRAFÍAS, IMÁGENES Y REGISTROS AUDIOVISUALES
Las fotografías, imágenes, retratos, registros audiovisuales, archivos digitales y demás contenidos gráficos administrados por XB MEDIA GROUP SAS podrán constituir datos personales cuando permitan identificar directa o indirectamente a una persona natural. En desarrollo de su objeto social, la compañía podrá recolectar, almacenar, organizar, clasificar, consultar, visualizar, administrar, transmitir, distribuir, publicar, entregar, comercializar y eliminar fotografías e imágenes cuando exista fundamento legal para ello y dentro de los límites establecidos por la legislación vigente.
8.1 Naturaleza Colectiva de los Eventos Escolares y Privados: Al tratarse de actividades académicas, ceremonias de grado, eventos deportivos, culturales o sociales, las imágenes capturadas pueden agrupar de manera simultánea a múltiples participantes o asistentes. El uso de códigos de acceso compartidos, contraseñas grupales (por grado, curso o evento) o enlaces privados es una medida tecnológica adoptada para facilitar la visualización del material a los interesados legitimados. Los titulares y sus representantes aceptan esta modalidad de acceso colectivo y se comprometen estrictamente a no difundir, descargar, copiar, distribuir, divulgar, reproducir o utilizar indebidamente ni utilizar de forma indebida las imágenes de terceros menores de edad sin la debida autorización de sus respectivos padres.
8.2 Indexación y Herramientas Tecnológicas de Búsqueda
Con el único propósito de facilitar la localización de fotografías dentro de eventos masivos y mejorar la experiencia de los usuarios autorizados, XB MEDIA GROUP SAS podrá implementar herramientas tecnológicas de indexación, clasificación, agrupación o asistencia digital para la búsqueda de imágenes.
En caso de utilizar tecnologías basadas en características visuales, estas serán empleadas exclusivamente para facilitar la organización y localización de fotografías dentro de galerías privadas y no tendrán como finalidad la identificación masiva de personas, la elaboración de perfiles comerciales, la toma automatizada de decisiones, ni la comercialización de información biométrica.
La información eventualmente utilizada para estos procesos será tratada bajo estrictas medidas de seguridad y únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad descrita en el presente numeral.
8.3 Propiedad Intelectual y Límites del Archivo Digital
La adquisición, descarga o acceso a fotografías digitales a través de las plataformas administradas por XB MEDIA GROUP SAS faculta al comprador únicamente para el uso estrictamente personal, familiar y doméstico del archivo.
La presente transacción no implica cesión, transferencia, licencia exclusiva ni transmisión de los derechos patrimoniales de autor sobre las fotografías, imágenes, diseños, composiciones o cualquier otra obra protegida por la legislación sobre propiedad intelectual.
La compra de fotografías digitales no genera exclusividad sobre la imagen ni implica la transferencia de los derechos patrimoniales de autor sobre la obra fotográfica.
Todos los derechos de propiedad intelectual continuarán perteneciendo a XB MEDIA GROUP SAS o a sus respectivos titulares, según corresponda.
Cualquier utilización distinta al uso personal autorizado requerirá autorización previa, expresa y escrita de XB MEDIA GROUP SAS.
8.4 Responsabilidad del Usuario Respecto de las Credenciales de Acceso
Los usuarios serán responsables de la custodia, reserva y utilización adecuada de las claves, códigos de acceso, contraseñas, enlaces privados y demás mecanismos de autenticación suministrados para el acceso a galerías digitales.
XB MEDIA GROUP SAS no será responsable por accesos realizados por terceros cuando estos se originen en la divulgación voluntaria, cesión, préstamo, pérdida o manejo negligente de las credenciales por parte del usuario autorizado.
Toda actividad realizada mediante credenciales válidas se presumirá efectuada por el usuario autorizado correspondiente.
8.5 Restricciones de Uso de las Imágenes
Las fotografías adquiridas a través de CELEBRA o XPRESS BOOKS se suministran exclusivamente para uso personal, familiar y privado.
Salvo autorización previa, expresa y escrita de XB MEDIA GROUP SAS, queda prohibida su comercialización, sublicenciamiento, reproducción con fines comerciales, utilización en campañas publicitarias, explotación económica, entrenamiento de sistemas de inteligencia artificial, generación automatizada de contenidos o cualquier otra utilización distinta del uso personal autorizado.
El incumplimiento de esta disposición podrá dar lugar a las acciones legales correspondientes en materia de propiedad intelectual y responsabilidad civil. Queda igualmente prohibida la utilización de las fotografías para entrenamiento de modelos de inteligencia artificial, generación de bases de datos biométricas, reconocimiento facial masivo, extracción automatizada de características faciales o cualquier actividad similar sin autorización previa, expresa y escrita de XB MEDIA GROUP SAS.
8.6 Política de No Devoluciones para Archivos Digitales
Debido a la naturaleza digital, personalizada e irreversible de los archivos fotográficos comercializados por CELEBRA y XPRESS BOOKS, una vez realizada la compra y habilitado el acceso, visualización o descarga del archivo digital correspondiente, no procederán cambios, devoluciones, retractos, cancelaciones ni reembolsos.
Lo anterior se entiende sin perjuicio de los derechos mínimos establecidos en la legislación colombiana aplicable y de los casos en que exista un error técnico atribuible exclusivamente a XB MEDIA GROUP SAS que impida el acceso efectivo al archivo adquirido.
Antes de finalizar cualquier compra, el usuario deberá verificar cuidadosamente la fotografía seleccionada, las condiciones de adquisición y la información suministrada durante el proceso de compra.
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9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
XB MEDIA GROUP SAS podrá recolectar, almacenar, utilizar, transmitir, transferir y tratar datos personales para las siguientes finalidades:
9.1 Finalidades Operativas
a) Administrar usuarios y cuentas registradas.
b) Gestionar accesos a plataformas digitales.
c) Administrar galerías fotográficas privadas.
d) Gestionar pedidos y solicitudes de clientes.
e) Entregar productos y servicios contratados.
f) Gestionar procesos internos de operación.
g) Administrar bases de datos corporativas.
9.2 Finalidades Comerciales
a) Gestionar relaciones comerciales con clientes.
b) Ejecutar procesos de venta y comercialización.
c) Elaborar cotizaciones y propuestas comerciales.
d) Gestionar programas de fidelización.
e) Desarrollar campañas de mercadeo y publicidad.
f) Enviar promociones, ofertas y comunicaciones comerciales.
g) Realizar actividades de prospección comercial.
9.3 Finalidades de Servicio al Cliente
a) Atender solicitudes, peticiones, consultas y reclamos.
b) Brindar soporte técnico y operativo.
c) Gestionar procesos de atención postventa.
d) Realizar seguimiento a la calidad de los servicios prestados.
9.4 Finalidades Administrativas y Contractuales
a) Celebrar, ejecutar y gestionar contratos.
b) Gestionar proveedores y contratistas.
c) Administrar procesos de facturación y recaudo.
d) Cumplir obligaciones contables y tributarias.
e) Gestionar procesos de auditoría y control interno.
9.5 Finalidades de Seguridad
a) Proteger los activos físicos y digitales de la compañía.
b) Prevenir actividades fraudulentas.
c) Detectar accesos no autorizados.
d) Gestionar incidentes de seguridad.
e) Proteger la integridad de las bases de datos.
f) Mantener registros de actividad y trazabilidad tecnológica.
9.6 Finalidades Estadísticas y Analíticas
a) Realizar estudios estadísticos.
b) Analizar tendencias de uso.
c) Medir niveles de satisfacción.
d) Mejorar productos y servicios.
e) Optimizar procesos internos.
9.7 Cumplimiento de Obligaciones Legales
XB MEDIA GROUP SAS podrá tratar información personal cuando resulte necesario para:
a) Cumplir obligaciones legales y regulatorias.
b) Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
c) Dar cumplimiento a obligaciones tributarias, contables y comerciales.
d) Ejercer o defender derechos en procesos administrativos o judiciales.
Toda finalidad deberá interpretarse de manera compatible con los principios establecidos en la presente política y con las autorizaciones otorgadas por los titulares cuando estas resulten necesarias conforme a la ley.
10. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
XB MEDIA GROUP SAS realizará el Tratamiento de Datos Personales con la autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo en los casos expresamente exceptuados por la legislación colombiana vigente.
La autorización podrá obtenerse mediante documentos físicos, formularios electrónicos, aceptación de términos y condiciones, mecanismos de validación digital, correos electrónicos, mensajes de datos, contratos, formularios de registro, procesos de compra, accesos a galerías privadas o cualquier otro mecanismo que permita conservar evidencia razonable de su otorgamiento.
La autorización otorgada por el Titular comprenderá las finalidades descritas en la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.
Cuando se trate de información relacionada con niños, niñas y adolescentes, la autorización deberá ser otorgada por quien ejerza la patria potestad, representación legal o tenga legitimación suficiente para ello, cuando la ley así lo exija.
XB MEDIA GROUP SAS conservará las evidencias disponibles relacionadas con la obtención de las autorizaciones durante el tiempo que resulte necesario para demostrar el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables.
11. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, los titulares de los datos personales tratados por XB MEDIA GROUP SAS tendrán los siguientes derechos:
11.1 Derecho de Conocimiento y Acceso
Conocer, acceder y obtener información respecto de los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de XB MEDIA GROUP SAS, así como solicitar información sobre el uso que se ha dado a dichos datos.
11.2 Derecho de Actualización
Solicitar la actualización de sus datos personales cuando estos hayan sufrido modificaciones o cambios que deban reflejarse en las bases de datos administradas por la compañía.
11.3 Derecho de Rectificación
Solicitar la corrección de información inexacta, incompleta, errónea, desactualizada o que pueda inducir a error.
11.4 Derecho a Solicitar Prueba de la Autorización
Solicitar evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo en aquellos casos en los cuales la ley establezca expresamente que dicha autorización no es necesaria.
11.5 Derecho de Revocatoria
Revocar total o parcialmente la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a su conservación.
11.6 Derecho de Supresión
Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, derechos y obligaciones previstos en la legislación vigente.
La solicitud de supresión no procederá cuando exista una obligación legal, contractual, judicial o administrativa que impida la eliminación de la información.
11.7 Derecho a Presentar Consultas y Reclamos
Presentar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.
11.8 Derecho a Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante XB MEDIA GROUP SAS cuando ello resulte legalmente procedente.
11.9 Derecho a Ser Informado
Ser informado por XB MEDIA GROUP SAS, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
XB MEDIA GROUP SAS garantizará el ejercicio efectivo de estos derechos mediante procedimientos internos destinados a facilitar la atención oportuna de las solicitudes presentadas por los titulares o sus causahabientes.
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12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
Los titulares de datos personales o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos mediante comunicación escrita dirigida a XB MEDIA GROUP SAS a través del correo electrónico oficial destinado para la atención de asuntos relacionados con protección de datos personales:
Correo electrónico: fotografia.xb@gmail.com
12.1 Consultas
De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos administradas por XB MEDIA GROUP SAS.
Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término inicialmente previsto, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando las razones de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
12.2 Reclamos
Los titulares podrán presentar reclamos cuando consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida o cuando adviertan un posible incumplimiento de las obligaciones establecidas en la legislación aplicable.
El reclamo deberá contener como mínimo:
a) Identificación del titular.
b) Descripción clara y detallada de los hechos que motivan la reclamación.
c) Dirección física o electrónica para recibir notificaciones.
d) Documentos o soportes que se pretendan hacer valer.
Si el reclamo se encuentra incompleto, XB MEDIA GROUP SAS podrá requerir al interesado para que subsane las inconsistencias dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud.
Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación.
12.3 Trámite del Reclamo
Una vez recibido el reclamo completo, XB MEDIA GROUP SAS incorporará en la base de datos correspondiente la leyenda «Reclamo en trámite» junto con el motivo de este, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
Dicha leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción del reclamo completo.
Cuando no sea posible resolver el reclamo dentro del término establecido, se informará al interesado antes de su vencimiento indicando los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
12.4 Legitimación
Podrán ejercer los derechos aquí previstos:
a) El titular de la información.
b) Sus causahabientes.
c) Su representante legal.
d) Apoderados debidamente facultados.
e) Personas autorizadas por disposición legal.
Área Responsable de Protección de Datos Personales:
Para efectos de la atención de consultas, solicitudes, reclamos y demás requerimientos relacionados con protección de datos personales, XB MEDIA GROUP SAS designa a su área administrativa como responsable de la gestión interna de protección de datos personales.
Correo electrónico oficial: fotografia.xb@gmail.com
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13. TRANSMISIÓN, TRANSFERENCIA Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES
XB MEDIA GROUP SAS podrá transmitir o transferir datos personales a terceros cuando ello resulte necesario para el desarrollo de sus actividades comerciales, operativas, administrativas o tecnológicas y siempre dentro de los límites establecidos por la legislación colombiana vigente.
13.1 Transmisión de Datos
La compañía podrá transmitir información personal a terceros que actúen como Encargados del Tratamiento para la ejecución de actividades relacionadas con:
a) Servicios de hosting y alojamiento web.
b) Infraestructura tecnológica.
c) Almacenamiento en la nube.
d) Copias de respaldo y recuperación de información.
e) Plataformas de correo electrónico.
f) Servicios de mensajería y comunicaciones.
g) Herramientas de analítica digital.
h) Servicios de seguridad informática.
i) Procesamiento de pagos.
j) Pasarelas de pago y entidades financieras.
k) Servicios de soporte técnico.
Los terceros que actúen como Encargados del Tratamiento deberán cumplir las obligaciones legales y contractuales aplicables en materia de protección de datos personales.
13.2 Transferencia Nacional e Internacional
El titular autoriza expresamente a XB MEDIA GROUP SAS para transferir o transmitir información personal dentro o fuera del territorio colombiano cuando ello resulte necesario para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por la compañía.
Dicha transferencia podrá realizarse a proveedores tecnológicos, plataformas digitales, servicios de almacenamiento, sistemas de respaldo, proveedores de seguridad informática y demás aliados tecnológicos necesarios para la operación de CELEBRA y XPRESS BOOKS.
13.3 Garantías de Protección
XB MEDIA GROUP SAS procurará que los terceros receptores de información implementen medidas razonables de seguridad, confidencialidad y protección de datos acordes con la naturaleza de la información tratada.
Sin perjuicio de lo anterior, la compañía no será responsable por actuaciones independientes realizadas por terceros que excedan las instrucciones impartidas o incumplan las obligaciones contractuales asumidas.
13.4 Revelación por Mandato Legal
XB MEDIA GROUP SAS podrá suministrar información personal cuando exista obligación legal, orden judicial, requerimiento administrativo o solicitud legítima de una autoridad competente que así lo exija.
En tales eventos, la información será suministrada únicamente en la medida necesaria para dar cumplimiento a la obligación legal correspondiente.
14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
XB MEDIA GROUP SAS reconoce que la seguridad de la información constituye un elemento esencial para la protección de los datos personales y, en consecuencia, implementará medidas técnicas, humanas, administrativas, físicas y organizacionales razonables destinadas a prevenir la adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso, modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información bajo su custodia.
Las medidas de seguridad adoptadas por la compañía serán proporcionales a la naturaleza de los datos tratados, al nivel de riesgo identificado y a las condiciones tecnológicas disponibles al momento de su implementación.
Para tal efecto, XB MEDIA GROUP SAS podrá implementar, entre otras, las siguientes medidas:
a) Controles de acceso físico y lógico a la información.
b) Gestión de usuarios y privilegios de acceso.
c) Autenticación de usuarios y mecanismos de verificación de identidad.
d) Certificados de seguridad y protocolos de cifrado cuando técnicamente resulten aplicables.
e) Sistemas de respaldo y recuperación de información.
f) Monitoreo de eventos de seguridad.
g) Restricciones de acceso basadas en perfiles y funciones.
h) Políticas internas de confidencialidad.
i) Procedimientos de gestión de incidentes de seguridad.
j) Capacitación y sensibilización del personal respecto de la protección de datos personales.
XB MEDIA GROUP SAS podrá registrar y conservar información relacionada con accesos, autenticaciones, descargas, eventos de seguridad, direcciones IP, dispositivos utilizados y demás registros técnicos que resulten necesarios para garantizar la integridad, disponibilidad y seguridad de los sistemas de información.
No obstante lo anterior, el titular reconoce y acepta que ningún sistema tecnológico, infraestructura informática, red de telecomunicaciones o mecanismo de transmisión electrónica puede garantizar niveles absolutos de seguridad.
En consecuencia, XB MEDIA GROUP SAS no garantiza la inexistencia de riesgos asociados a ataques informáticos, accesos no autorizados, fallas técnicas, interrupciones de servicios, actos de terceros o eventos de fuerza mayor que puedan afectar la seguridad de la información.
En caso de incidentes de seguridad que puedan comprometer datos personales, la compañía podrá adoptar las medidas de contención, investigación, mitigación, recuperación y reporte que resulten procedentes de conformidad con la legislación vigente y las instrucciones impartidas por las autoridades competentes.
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15. CONSERVACIÓN, RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN DE LA INFORMACIÓN
XB MEDIA GROUP SAS conservará los datos personales únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades informadas al titular, atender obligaciones legales, contractuales, administrativas, contables, tributarias, regulatorias o judiciales y ejercer adecuadamente sus derechos y obligaciones.
La conservación de la información se realizará observando los principios de necesidad, finalidad, proporcionalidad y seguridad establecidos por la legislación colombiana vigente.
Sin perjuicio de períodos superiores establecidos por la ley, la compañía podrá conservar información relacionada con:
15.1 Información Contractual y Comercial
Los datos asociados a relaciones comerciales, contractuales o de prestación de servicios podrán conservarse durante la vigencia de la relación correspondiente y por el tiempo adicional necesario para atender obligaciones legales o eventuales controversias.
15.2 Información Contable y Tributaria
La información relacionada con facturación, pagos, registros contables y obligaciones tributarias podrá conservarse durante los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.
15.3 Registros Tecnológicos
Los registros de acceso, autenticación, actividad digital, eventos de seguridad y demás registros tecnológicos podrán conservarse durante el tiempo razonablemente necesario para garantizar la seguridad de la plataforma y el cumplimiento de obligaciones legales.
15.4 Fotografías y Archivos Digitales
Las fotografías, imágenes, registros audiovisuales y demás contenidos digitales podrán conservarse conforme a las políticas internas de almacenamiento, respaldo, archivo y operación de XB MEDIA GROUP SAS.
La compañía se reserva el derecho de eliminar, archivar, anonimizar, bloquear o suprimir información cuando desaparezca la finalidad que justificó su tratamiento, cuando así lo solicite el titular y resulte legalmente procedente, o cuando exista obligación legal de hacerlo.
La supresión de datos personales no procederá cuando exista un deber legal, contractual, administrativo o judicial que obligue a conservar la información.
Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y agotados los términos legales de conservación, XB MEDIA GROUP SAS podrá eliminar la información utilizando procedimientos razonables destinados a impedir su recuperación no autorizada.
15.5 Caducidad de Galerías Digitales y Archivos Fotográficos
Las fotografías, imágenes y registros audiovisuales asociados a un colegio, evento escolar o privado estarán disponibles para su visualización y compra en las plataformas activas de CELEBRA y XPRESS BOOKS por un período determinado, (que, de manera general, será de tres (3) a seis (6) meses contados a partir de la fecha de captura del evento).
Transcurrido este plazo comercial establecido, XB MEDIA GROUP SAS no tendrá la obligación de mantener el material disponible para su descarga en la web. La compañía procederá a retirar las galerías activas y podrá almacenar las imágenes en servidores de respaldo desconectados, archivarlas, anonimizarlas o eliminarlas definitivamente de manera segura conforme a sus procesos técnicos internos, salvo que exista una obligación legal o contractual que exija su conservación por un tiempo superior. Es responsabilidad exclusiva del cliente realizar la descarga y copia de seguridad de sus archivos digitales adquiridos durante el tiempo en que la plataforma mantenga habilitado el enlace de descarga.
15.6 Descarga y Conservación por Parte del Cliente
Una vez descargadas las fotografías o archivos digitales por parte del usuario autorizado, la responsabilidad de su almacenamiento, respaldo, conservación y recuperación corresponderá exclusivamente al comprador.
XB MEDIA GROUP SAS no garantiza la disponibilidad permanente de los archivos una vez vencido el período de publicación de la galería correspondiente ni estará obligado a mantener copias activas para futuras descargas fuera de los plazos establecidos por la compañía.
Los usuarios deberán realizar las copias de seguridad que consideren necesarias durante el período de disponibilidad de la galería. La reactivación de galerías archivadas, recuperación de copias de respaldo o restauración de archivos digitales eliminados podrá generar costos administrativos, operativos y tecnológicos adicionales que serán asumidos por el solicitante cuando técnicamente sea posible realizar dicha recuperación.
XB MEDIA GROUP SAS no garantiza la disponibilidad de archivos cuya vigencia comercial haya expirado.
16. AVISO DE PRIVACIDAD
Cuando no sea posible poner a disposición del Titular la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, XB MEDIA GROUP SAS podrá implementar Avisos de Privacidad mediante medios físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro mecanismo idóneo.
El Aviso de Privacidad podrá contener como mínimo:
a) La identidad del Responsable del Tratamiento.
b) Las formas de contactar al Responsable.
c) Las finalidades principales del Tratamiento.
d) Los derechos que asisten al Titular.
e) Los mecanismos para consultar la Política de Privacidad vigente.
La existencia del Aviso de Privacidad no reemplaza la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, sino que constituye un mecanismo complementario de información al Titular.
17. VIGENCIA, ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación y reemplaza integralmente cualquier política, procedimiento, aviso o documento anterior relacionado con el tratamiento de datos personales administrados por XB MEDIA GROUP SAS.
La presente política tendrá vigencia indefinida mientras la compañía realice actividades de tratamiento de datos personales y permanecerá disponible para consulta por parte de los titulares a través de los canales oficiales establecidos por la organización.
XB MEDIA GROUP SAS podrá modificar, actualizar, complementar o sustituir total o parcialmente la presente política cuando lo considere necesario para adaptarla a cambios normativos, regulatorios, tecnológicos, operativos, comerciales o de seguridad de la información.
Las modificaciones realizadas serán publicadas oportunamente a través de los medios que la compañía considere adecuados, incluyendo sitios web, plataformas digitales, avisos de privacidad, comunicaciones electrónicas o cualquier otro mecanismo idóneo de divulgación.
Cuando las modificaciones impliquen cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento o en las condiciones bajo las cuales se realiza el tratamiento de datos personales, XB MEDIA GROUP SAS adoptará las medidas razonables para informar a los titulares acerca de dichas modificaciones.
La utilización de los servicios, plataformas, aplicaciones o canales administrados por XB MEDIA GROUP SAS con posterioridad a la publicación de modificaciones a la presente política constituirá evidencia de conocimiento de la versión vigente, sin perjuicio de los derechos que la ley reconoce a los titulares de la información.
Los aspectos no regulados expresamente en esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se interpretarán y resolverán conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, las instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que regulen la protección de datos personales en Colombia.